Documentos públicos notariales

En todas las Embajadas y Consulados de España en el extranjero los españoles y los ciudadanos extranjeros pueden otorgar documentos notariales ante el Cónsul, en funciones notariales, que surtirán efectos ante cualquier autoridad en España sin necesidad de legalización, ni por el Consulado que autorizó el documento ni por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. Los principales documentos que se autorizan en los Consulados son poderes y testamentos.

También es posible otorgar documentos notariales ante un Notario local del país donde se encuentre el español en el extranjero, y posteriormente legalizarlo en la Sección Consular de la Embajada o del Consulado correspondiente, que con posterioridad se deberá legalizar en la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, C/ Juan de Mena, 4. Madrid 28014, para que ya sí tenga valor ante cualquier autoridad española.

– Legalización de documentos

– Convenio de la Haya, de 5 de octubre de 1961

– Legalización diplomática

 

Legalización de documentos

La legalización de los documentos extranjeros es imprescindible para que surta efectos en España. Y salvo que exista Convenio, Tratado o Acuerdo internacional que exima de su legalización, la misma se hará conforme a uno de los dos procedimientos siguientes dependiendo del país que expida el documento:

  • A) Apostilla de La Haya. De acuerdo con el Convenio de La Haya , de 5 de octubre de 1961, la única formalidad que se exige para los documentos procedentes de los Estados parte de dicho Convenio es el sello de La Apostilla que coloca la autoridad competente del Estado del que dimana el documento y surte efectos directamente ante cualquier autoridad en España.
  • B) La vía diplomática . Es el procedimiento a utilizar para la legalización d e los documentos extranjeros de Registro Civil, Notariales y Administrativos expedidos en países no firmantes del Convenio de La Haya

 

Convenio de la Haya, de 5 de octubre de 1961

El Convenio suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros expedidos en los países signatarios de dicho Convenio (BOE. núm. 229, de 25.09.1978, núm. 248, de 17.10.78 y núm. 226, de 20.09.84).

Modelo de Apostilla

La única formalidad que pu ede exigirse para certificar la autenticidad de una firma, la calidad en que el signatario del documento publico haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que lleve el documento, será la “Apostilla” expedida por la autoridad competente del Estado del que dimane el documento.

Modelo:

Sello de forma de cuadrado de mínimo 9 x 9 cm. (Art.6. Convenio de La Haya)

APOSTILLE
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)

1. País …………………………………………………………….

El presente documento público

2. ha sido firmado por ……………………………………………
3. quien actúa en calidad de …………………………………….
4. y está revestido del sello/timbre de ………………………….

Certificado

5. en ……………………….. 6. el día ………………………….
7. por …………………………………………………………….
8. bajo el número ………………………………………………..
9. Sello/timbre: 10. Firma …………………..

Funcionarios competentes en ESPAÑA para colocarla

1) Documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial

– Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma correspondiente.

2) Documentos autorizados notarialmente y documentos privados cuyas firmas hayan sido legitimadas por Notario

– Decano del Colegio Notarial respectivo o Miembro de su Junta Directiva.

3) Documentos expedidos por las autoridades y funcionarios de la Administración Central (incluido el Registro Civil Central)

– Ministerio de Justicia. C/ San Bernardo, 45, entrada por C/ Manzana, 2.
28071 MADRID. Tfno: 913 902 011

4) Restantes documentos públicos

– Respecto de los documentos públicos de las restantes Administraciones, excepto los emanados de los órganos de la Administración Central, los interesados en el cumplimiento del tramite podrán utilizar indistintamente y a su elección el procedimiento 1) o el procedimiento 2).

(BOE. núm. 248, de 17.10.78 y BOE núm. 17, de 19. 01. 79)

 

Legalización diplomática

 

Se emplea en el resto de países no firmantes del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961.

En función del carácter del documento público que se vaya a legalizar en España se pueden distinguir las siguientes formas de legalización:

Vía Judicial:

Se aplica a documentos judiciales (autos, providencias, sentencias, diligencias de todo tipo de actuaciones judiciales y testimonios que de las mismas extiendan los Secretarios judiciales) y a documentos que se refieren al estado civil (acta de nacimiento, matrimonio, defunción, certificados capacidad matrimonial, fe de vida y estado, etc).

Pasos a seguir:

1. Presidencia del Tribunal Superior de Justicia de la C.A. correspondiente
2. Ministerio de Justicia
3. Ministerio de Asuntos Exteriores y  de Cooperación
4. Representación Diplomática/Consular, acreditada en España, del país en que ha de surtir efecto el documento.

Vía notarial:

Se aplica a las escrituras públicas, las actas notariales y en general a todo documento que autorice un Notario, bien sea original, en copia o testimonio, y a legitimaciones y legalizaciones de firma realizadas por los Notarios.

Pasos a seguir:

1. Colegio Notarial correspondiente
2. Ministerio de Justicia
3. Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación
4. Representación Diplomática/Consular, acreditada en España, del país en que ha de surtir efecto el documento.

Documentos de estudios:

Se regula su legalización por normativa especifica (Orden del Min isterio de Educación y Cultura de 16 de abril de 1990.BOE núm. 94, de 19 de abril)

Documentos de la Administración General del Estado y sus OO.AA:

Para poder legalizar las firmas en documentos procedentes de la Administración General del Estado y de sus Organismos Autónomos basta con que la firma por legalizar sea reconocida por los servicios competentes del Ministerio correspondiente.

Los servicios competentes en cada Departamento Ministerial deben tener firma reconocida en este Ministerio para su posterior legalización.

Documentos de las Administraciones Públicas territoriales:< /span>

  • Comunidades Autónomas

Si la Comunidad Autónoma ha regulado dicho procedimiento se legalizan en el organismo que establece su normativa especifica. Se continúa en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y por último en la Representación Diplomática/Consular del país en que va a surtir efecto el documento

  • Entidades locales

Se puede usar cualquiera de los tres procedimientos siguientes:

1. Vía Judicial
2. Vía Notaria l
3. Acudir a la Dirección General para la Administración Local (Subdirección General de Régimen Jurídico Local) del Ministerio de Administraciones Públicas donde se reconocerá en el documento la firma.

Las firmas de esta Dirección General constan depositadas en el Ministerio de Asuntos Exteriores  y de Cooperación para su reconocimiento, y las de este Ministerio en la Representación diplomática/Consular del país en que va a surtir efecto la documentación.

Documentos privados:

Las firmas de estos documentos se legalizan por “Vía Notarial”.

Certificaciones proceden tes de registradores de la propiedad y mercantiles, certificaciones de profesionales colegiados y otros documentos:

Para legalizar certificaciones procedentes de los Registradores de la Propiedad y Mercantiles, de profesionales colegiados (Médicos, Veterinarios, etc), Cámaras (Comercio, Industria y Navegación, del Libro, etc), Banca (Banco de España y Entidades Bancarias), etc. consultar con la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. Tfno. 91 379 16 06 (08)(09).

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